Genel Açıklamalar

Postman Collection-Hepsiburada E-Faturam
Buradaki url'i postman'e import ederek collection'a ekleyebilirsiniz.

👍

Önemli Bilgi

Bu dokümanda yer alan endpoint url'leri test ortamına aittir. Dokumanda sayfasında test ortam endpointleri test edilebilir. Canlı ortam url'leri endpoint içinde "test" ifadesi kaldırılarak oluşturabilirsiniz. Canlı ortam endpoint'ine canlı ortam için verilen User/Password ile istek gönderilebilir.

Kavramlar

UBL-TR : Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından benimsenmiş Uluslararası İşletme Dili(UBL) formatının Türkiye’ye uyarlanmış versiyonudur. Bu dil içerisinde işletmelerin birbiri ile ortak dilde anlaşabilmeleri amacıyla çeşitli alanlar oluşturulmuştur. İş dünyasında birçok belge bu formata uygun olarak düzenlenebilir.
UBL-TR Fatura: e-Fatura için belirlenmiş UBL-TR formatıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı firmalar arasındaki belge akışını XML belge tipinde yürütmektedir.
StandartDocumentBusinessHeader: İşletmelerin birbirleri arasındaki belge alışverişini yönetebilmek amacıyla belirlenmiş bir standarttır. G.İ.B. sisteminde zarf olarak anılmaktadır.
e-Fatura: UBL-TR standartlarında hazırlanmış fatura formatıdır. E-Fatura sisteminin merkezi Gelir İdaresi Başkanlığı sistemidir. G.İ.B. e-fatura sisteminde aracılık görevini yürütmektedir. E-Fatura sistemine dahil olan firmalar birbirlerine e-fatura gönderdiklerinde GİB sistemi aracılığıyla tarafların sistemine iletilmektedir.
e-Arşiv Fatura: e-Fatura kapsamında olmayan firmalara ya da şahıslara oluşturulmuş elektronik fatura belgeleridir. Bu belgeler farklı formatlarda oluşturulabilme izni bulunmasına rağmen genel kabul görmüş e-fatura standardı olan UBL-TR formatı benimsenmektedir.
Uygulama Yanıtı: Ticari Fatura, İhracat Faturası ya da Yolcu Beraber Eşya faturası tipindeki e-faturalar e-fatura sistemi içerisinde alıcısı tarafından red ya da kabul edilebilmektedir. Bu yanıtlar UBL-TR standardına göre oluşturulmuş bir XML belgesidir. GİB sistemi içerisinde belgeler e-fatura belgeleriyle benzer şekilde gönderilmektedir.

E-Arşiv Açıklamalar

e-Arşiv kapsamında faturalar e-Faturada olduğu gibi UBL-TR formatında kabul edilmektedir.
Bu kapsamda Integration Web Servisinde bulunan SendInvoice metodu aynı şekilde kullanılarak fatura gönderimi yapılabilecektir.

Fatura gönderiminde alıcı e-Fatura mükellefi ise fatura e-Fatura sistemi üzerinden alıcıya iletilecektir. Eğer alıcı e-Fatura mükellefi değilse fatura e-Arşiv faturası olarak oluşur.

Earşiv Faturalarında ProfileID alanı “EARSIVFATURA” olmalıdır. Bu alan eğer sizin tarafınızda farklı bir değer belirtilmiş ise sistem bu alan otomatik olarak “EARSIVFATURA” yazacaktır.

e-Arşiv faturaları yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarla oluşturulmuş ise ya da bir internet satışına aitse faturada bunlarla ilgili bilgileri de yer alması gerekmektedir.

Sisteme e-arşiv Fatura gönderimlerinin kontrol edilebilmesi ve gönderici sistem ile Hepsiburada E-fatura sistemi arasındaki fatura senaryosu farklılıklarının ortadan kaldırılması için InvoiceInfo.InvoiceScenarioChosen alanı kullanılmaktadır. Bu alanın değeri null olduğunda varsayılan değer olan Automated değeriymiş gibi çalışacaktır. Automated olduğunda fatura tipini belirleme işini Hepsiburada E-fatura yapacak ve fatura görselinin ya da serisinin gönderici sistem tarafından uygun olmayan şekilde set edilmesi durumunda problem yaşanacaktır. Bu problemi ortadan kaldırmak için gönderici sistemdeki fatura tipi ne olarak belirlendi ise Hepsiburada E-fatura tarafında da faturanın aynı tipte oluşturulması beklenecektir. Örneğin faturanın alıcısı belge tarihinde e-fatura mükellefi ama o tarihe bir e-arşiv faturası oluşturuldu ve InvoiceInfo.InvoiceScenarioChosen alanı eArchive set edildi. Bu durumda sistem faturayı hataya düşürecektir. Belgenin alıcısı e-fatura kapsamında değil ama InvoiceScenarioChosen alanı eInvoice set edildi ise bu durumda yien hata alacaktır. Bu alan görüldüğü üzere taraflar arasındaki uyumsuzluğun farkedilmesi amacıyla oluşturulmuştur. Bu alandaki MustEArchive alanı ise fatura alıcısının e-fatura kapsamında olmasına rağmen faturanın Hepsiburada E-fatura sistmei tarafından e-arşiv olarak oluşturulmasının zorlanması için eklenmiştir. MustEArchive değerinin set edilmesi önerilmez.

Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Sistemi

Gelir İdaresi Başkanlığı UBL-TR Fatura Standardındaki XML fatura dosyasının\dosyalarının, StandartDocumentBusinessHeader standardına göre hazırlanmış XML dosyası(bundan sonra zarf olarak anılacaktır) içerisine konularak zip formatında sıkıştırılması ile oluşturulan belgelerin kendisine entegrasyon yapan sistemler arasında dağıtılmasını sağlamaktadır.
GİB’e gönderilen zarflar ulaştıktan sonra zarf ana bilgilerinde yer alan posta kutusu(alias) bilgisi GİB tarafından kontrol edilir ve alıcı posta kutusunun bulunduğu sisteme gönderir. Alıcı bu zarfı aldıktan sonra bu zarf içerisindeki faturalarda bir hata durumu varsa hata olduğuna dair; hata yoksa zarfın başarıyla işlendiğine dair bir zarf oluşturur ve bu zarfı GİB’e gönderir. GİB’e gelen bu zarf göndericiye iletilir. Böylece taraflar arasındaki belge gönderim süreci tamamlanmış olur.

e-Fatura Yapısı

Hepsiburada e-fatura sistemi fatura oluştururken her bir faturayı 1 zarfa koyarak göndermektedir. Birden fazla faturayı tek zarf içerisinde göndermez. Bu sayede her zarfın durumunun fatura üzerinden takip edilebilirliği sağlanmıştır.
Hepsiburada e-fatura sistemine yapılan entegrasyonlarda yazılım geliştiriciler fatura durumlarını kontrol eder ve buna göre aksiyon alırlar. Hepsiburada e-fatura sistemi belirli zarf durumlarına istinaden faturaların durumlarını değiştirmektedir. Bu sayede birçok teknik statü kodunu yönetmek yerine fatura statüsündeki temel durumlar kontrol edilerek sistemin yürütülebilmesi sağlanabilmektedir.
Sistem e-Faturaları UBL-TR formatındaki bir Xml dosyasını/nesnesini web servis aracılığıyla ya da Hepsiburada e-fatura portalinden yüklenmesi yoluyla kabul etmektedir.
e-Fatura sisteme gönderildikten sonra bu faturanın durumu web servisimizdeki belirlenen metotlarla sorgulanarak yazılım geliştirici tarafından çeşitli kontrol mekanizmaları ve aksiyonlar oluşturulabilir.
e-Faturanın Hepsiburada e-fatura sistemine iletilmiş olması gönderici tarafındaki gönderim yükümlülüğünü sona erdirmez. Göndeirlen e-Faturanın nihai olarak alıcısına Başarıyla iletildiği bilgisi alınana kadar fatura ile ilgili tamamlanmış gibi işlem yapılmamalıdır.
Web Servisten fatura gönderebilmek amacıyla yazılım geliştiricilere bir nesne sağlanmaktadır. InvoiceInfo adındaki bu nesne içerisinde şu nesneleri barındırır:
Invoice: UBL-TR formatındaki InvoiceType tipinde fatura nesnesidir. XML’e seralize edilebilir. UBL-TR formatındaki XML bir dosya da Invoice(InvoiceType) nesenesine deserialize edilebilmektedir. Bu nesnedeki alanlar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan UBL-TR kılavuzları(http://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/Ek-4UBL-TRKilavuzlari_V-1.2.zip ) içerisinde yer alan “UBL-TR Fatura” ve “UBL-TR Ortak Elemanlar” dökümanlarında açıklanmıştır.
LocalDocumentId: Faturanın göndericinin kendi muhasebe/erp sistemindeki tanımlayıcı Id’sidir. Bu Id ile faturaların aynı Id ile tekrar göndeilmesi engellenebilmektedir. Ya da bir takım kontrol yapıları oluşturulabilmektedir.
TargetCustomer: Faturanın alıcısına ait posta kutusu(alias) bilgisi, şirket unvanı ve şirket vergi kimlik numarası bilgisi bu nesnede yer almalıdır. Bu alanlar alıcı firmanın 1 adetten daha fazla posta kutusu varsa kullanılır. Alıcının tek alias’ı varsa bu alanların doldurulmasına gerek yoktur.
EArchiveInvoiceInfo: Oluşturulan fatura bir e-arşiv faturası ise e-fatura ile ilgili gerekli alanlar bu nesnede gönderilebilmektedir. e-Fatura mükelleflerine gönderilecek faturalarda bunesennin alanlarının doldurulmasına gerek yoktur.

Uygulama Yanıtları

Uygulama yanıtları Fatualara gönderilen Kabul, Red ve İade belgeleridir. Hepsiburada e-fatura sistemi Gelen faturalar için “İade” tipini desteklememektedir. Giden faturalar için sisteme iade yanıtları gelebilmektedir.
Uygulama yanıtları da e-faturalarda olduğu gibi bir StandartDocumentBusinessHeader standardındaki bir zarf ile GİB’e iletilmektedir. Yazılım geliştiriciler için DocumentResponseInfo adında bir nesne sağlanmaktadır. Bu ensendeki gerekli alanlar doldurulup SendDocumentResponse metodu ile gönderildiğinde sistem Uygulama yanıtı zarfını otomatik olarak oluşturup GİB’e iletir. Sistemde uygulama yanıtlarının durumu faturaların UUID’leri ile takip edilmektedir.

e-Arşiv Sistemi

e-Arşiv sistemi izin alan mükelleflere sağlanmış olan ve faturaların elektronik ortamda saklanmasına imkan veren bir sistemdir. Oluşturulan elektronik imzalı faturalar dijital ortamda saklanır ve devlet yetkilerine istenildiğinde dijital olarak ibraz edilir. Aynı zamanda bu faturaların alıcısının rızası olması kaydıyla faturanın elektronik versiyonu alıcıya iletilir. Bu sayede kağıt fatura gönderme yükümlülüğü ortadan kalkmış olur.
e-Arşiv sisteminde faturalar Gelir İdaresi Başkanlığına doğrudan iletilmez. Faturalardaki Toplam Tutarlar, Vergi Toplamları gibi bilgiler entergatör tarafından ayda 1 kez bir rapor haline getirilerek imzalı bir şekilde GİB’e gönderilmektedir.
e-Arşiv Faturaları e-faturada olduğu gibi UBL-TR formatında oluşturulmaktadır. Bu faturaların alıcıya kağıt olarak iletilmek istenmesi durumunda standart bir kağıda çıktı alınıp kaşe ve ıslak imza ile iletimi sağlanabilir. Bu durumda eskiden olduğu gibi matbu fatura evrakına ihtiyaç bulunmamaktadır. Alıcıya elektronik olarak iletilmek istenen durumda faturanın imzalı UBL-TR formatındaki XML’inin ve alıcının görüntüleme yapabileceği bir formatta fatura görüntüsünün alıcıya iletilmesi gerekmektedir.
Hepsiburada e-fatura sistemine e-arşiv faturası gönderimi e-Fatura ile aynı metotlarla yapılabilmektedir. E-Faturadaki bilgilere ek olarak mevcut UBL-TR formatında yeri olmayan bazı alanlar fatura nesnesine eklenerek gönderilmelidir.
e-Arşiv ile ilgili diğer ek bilgiler dokümanın sonlarında e-Arşiv ile ilgili bölümde detaylandırılmıştır.

Dönüş Değeri

Tüm servis metodları Response türünde değer dönmektedir.
Response içerisinde 3 tipte alan barındırır.
IsSucceded: boolean türünde olan bu alan eğer işlemde bir hata oluşmussa false aksi halde true olur.
Message: Genellikle hatalı durumlarda (IsSucceded = false) hatanın ne olduğunu belirtmek için kullanılır.
Value: Her işlem türüne göre o işleme ait sonucu döndüren alanı ifade eder.

E-Arşiv Web Servis Nesnesindeki Farklılıklar

SendInvoice metodunda fatura için gönderilen InvoiceInfo nesnesi içerisinde e-Arsiv fatura bilgilerini de gönderebilmek için bazı alt sınıflar eklenmiştir. Bu alanlar;

1. DeliveryType nesnesi faturanın gönderim yönteminin ne olduğunu belirtmek için kullanılır. Bu alan Enumeration tipinde Paper(Kağıt) ve Electronic(Elektronik) değerleri alabilmektedir.
2. EarchiveInvoiceInfo: Bu nesne içerisinde e-Arşiv faturası internet üzerinden satılan bir mala ait ise internet satış bilgileri ve kargo bilgilerini barındırır.
   EarchiveInvoiceInfo içerisine internet satışları için eklenecek nesne ise EArchiveInvoiceInfo.InternetSalesInfo nesnesidir.
   Bu nesne aşağıdaki alanları içermelidir:
   a. WebAddress: Satışın Yapıldığı İnternet Adresi
   b. PaymentMidierName : Ödeme Aracısı Adı
   c. PaymentDate : Ödeme Tarihi
   d. PaymentType: Ödeme tipi, bu alan aşağıdaki verilerden biri yazılabilinir.
   Bu elemana ödeme şekli yazılmalıdır. Değer olarak
   KREDIKARTI/BANKAKARTI,
   EFT/HAVALE
   KAPIDAODEME
   ODEMEARACISI
   DIGER - "Bu alana açıklama girilmelidir"
   değerlerini alabilir.
   DIGER seçildiğinde yapılan ödeme şekli mutlaka yazılmalıdır.
   e. Gönderi Bilgileri: ShipmentInformation
   i. SendDate: Gönderim Tarihi
   ii. Gönderi Taşıyan Bilgileri: Carier
   1. SenderTcknVkn : Gönderi Taşıyan Vergi Kimlik Numarası yada Tc kimlik numarasi
   2. SenderName: Gönderi Taşıyan Unvani

E-Arşiv Faturalarının e-Posta Yoluyla iletimi

e-Arşiv faturalarının e-mail yoluyla iletilebilmesi için InvoiceInfo nesnesi içerisine Notification alanı eklenmiştir.
Notification nesnesinin alt elemanları :
EnableNotification: e-Mail bildirimi yapılacak mı bilgisi bu alanda tutulmaktadır. Email gönderimi yapılması isteniyorsa True değeri set edilmelidir.
Attachment: Gönderilecek e-mail ekinde PDF, XML veya HTML eklerinden birisi bulunacaksa bu alanda ilgili değerler true olarak set edilmelidir. Hepsiburada E-fatura'nın varsayılan email şablonunda fatura linki yer almamaktadır.
To: e-faturanın iletileceği e-mail adresi/adresleri yer almalıdır.
EmailAccountIdentifier: e-maillerin Hepsiburada E-fatura sisteminde tanımlı olan hangi e-mail sunucusu üzerinden yapılacağı bilgisidir. Bu Alana tanımlı key bilgisi geçilmelidir. Alan boş bırakıldığı takdirde Hepsiburada E-fatura'nın varsayılan e-mail sunucuları üzerinden işlem yapılacaktır.
BodyXsltIdentifier: e-mail gönderimi sırasında e-mail body kısmında yer alacak html görüntüsü için kullanılacak Xslt key’i. e-mail gönderimi sırasında Hepsiburada E-fatura tarafından daha önce firma adına tanımlanmış olan xslt template dosyalarından hangisinin kullanılacağı bilgisini geçebileceğiniz alan. Boş bırakıldığında Hepsiburada E-fatura tarafında tanımlı varsayılan şablon kullanılacaktır.
Subject: e-mailin konu kısmında yazmasını istediğiniz metindir.

Fatura gönderiminin haricinde aylık olarak Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi gereken rapor paketinin göndermi ile ilgili aylık periyod seçeneği kullanıcı tarafından e-Arşiv Hesap aktivasyonu sırasında bildirilecektir. (Her ayın 10. Günü, 15. Günü vb.)
Verilen bu periyodda e-Arşiv paketleri otomatik olarak Hepsiburada E-fatura sistemi tarafından Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilir.
Gönderilen paketler Hepsiburada E-fatura Portalinden indirilebilmekte, görüntülenebilmekte ve paketlerin durumu Portal ekranlarından takip edilebilmektedir.
e-Arşiv sisteminde faturaların seri numarası(UBL-TR’de ID alanı) e-faturadakinden farklı bir seriden olmalıdır. Ayrıca Elektronik Ticaret yapılarak oluşturulmuş e-arşiv faturalarının da diğer e-arşiv faturalarından farklı bir seriden oluşturulmuş olması gerekmektedir. Hepsiburada E-fatura sistemi e-Fatura, e-Arşiv ve e-Arşiv e-Ticaret fatura serisi olmak üzere 3 farklı seriyi otomatik olarak takip edebilmektedir. Fatura serisini kendi takip etmek isteyen ya da farklı tiplerden 1’den fazla seri takibi yürütmek isteyen firmaların fatura gönderiminden önce faturanın tipine göre ayrıştırmayı sağladıktan sonra fatura numarasını kendileri oluşturup sonra Hepsiburada E-fatura sistemine göndermeleri gerekmektedir.

e-Arşiv Faturalarının Alıcısına İletimi

e-arşiv faturalarının iletimi kağıt çıktısı alınarak(matbu maliye bakanlığı onaylı kağıda değil standart A4 kağıdına) kaşe ve imza ile gönderilebilmektedir.
Alıcısının rızası dahilinde fatura iletimini elektronik ortamda da yapabilirsiniz. Elektronik ortamda iletilecek faturalar için faturanın imzalı orijinali(bu format için UBL-TR standatdında XML dosyası kullanılmakta) ve faturanın alıcısının bu faturayı görüntülenebilir bir formatta(Hepsiburada e-fatura sistemi PDF formatını desteklemekte) formatının bulunması zorunludur. Bu çerçevede faturaların elektronik iletimi için alternatif yöntemler şöyledir.

PDF ve XML dosyalarının Hepsiburada e-fatura sisteminden alınarak alıcıya iletilmesi

e-Arşiv faturalarının imzalı XML’leri Web Servisimizdeki GetOutboxInvoiceData metodu ile ya da web portalimizden “XML indir” seçeneği ile alınabilmektedir.
e-Arşiv faturalarının PDF’leri ise yine web servisimizdeki GetOutboxInvoicePdf metodu ile ya da web portalimizden “Pdf indir” seçeneği ile alınabilmektedir.
Her 2 dosya sistemimizden alınarak alıcıya e-maily a da benzer elektronik yollarla teslim edilebilir.

Hepsiburada e-faturam tarafından sağlanan link aracılığı ile iletim

e-Arşiv Faturalarının Alıcısına iletimi için aşağıdaki link kullanılabilmektedir. https://www.hepsiburadaefaturam.com/Genel/Fatura/902c693c-c2e0-4aa5-9575-3c2a0661b721
Bu linkteki kırmızı ile işaretlenmiş bölüm faturanın içerisindeki UUID alanıdır. UUID faturanın göndericisi tarafından oluşturulabileceği gibi boş bırakıldığında Hepsiburada e-fatura sistemi tarafından da oluşturulabilmektedir. Her fatura için bir erişim linki oluşturulabilir.

Hepsiburada e-faturam sistemi tarafından yapılacak mailing yöntemi ile iletim

Web servisimize faturanın yanında iletilen e-mail sunucusu ve fatura görüntü şablonu ile Hepsiburada e-fatura tarafından e-mailing yapılabilmektedir.
Daha önce Hepsiburada e-fatura sistemine kaydedilmiş olan ve bir Identifier ile tanımladığınız Smtp sunucu bilgisi ve e-mail Xslt şablon bilgisi fatura gönderiminde kullandığınız nesne içerisinde Notication nesnesi altında belirtildiğinde e-mail gönderim işlemleri Hepsiburada e-fatura tarafından yürütülebilmektedir.

e-Arşiv Faturalarının İptal edilmesi

e-Arşiv sisteminde e-Faturada var olmayan fatura iptali e-Arşiv sisteminde mümkündür. Bunun için web servisteki CancelEArchiveInvoice metodu kullanılabilir.

İhracat İçin Gerekli Olan Kod Listeleri

UnitCode: İhracat faturalarında uluslararası ölçü birim kodlarının tümü henüz GTB sistmeinde geçerli değildir. Bu sebeple sadece Gümrük ve Ticaret Bakanlığının yayınladığı birim kodlar kullanılmalıdır. Bu kodlara http://risk.gtb.gov.tr/data/54e5e51ef293708a28fc9e65/%C3%96l%C3%A7%C3%BC%20Birimleri%20Kodlar%C4%B1.xls adresinden erilebilirsiniz.(Örneğin NIU adet birim kodu yerine C62 birim kodu kullanılmalıdır. )
PackagingTypeCode: http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/cva/UBL-DefaultDTQ-2.1.html#d20e1 adresindeki kodlar kullanılmalıdır.
TransportModeCode: http://docs.oasis-open.org/ubl/cos1-UBL-2.1/cva/UBL-DefaultDTQ-2.1.html#d28e1 adresindeki kodlar kullanılmalıdır.
RequiredCustomsID: GTIP tarfie kodu. Bu alan ihracat GTB tarafından yayınlanan Gümrük Tarife kodlarını temsil eder. Listeye erişmek için muhtelif kaynaklar bulunmakla birlikte Gümrük Müşavirinin yönlendirmelerini dikkate alınız.
Teslim Şartı: DeliveryTerms altında yazılması gereken taşıma şekilleri aşağıdakilerden birisi olmalıdır :

Diğer Açıklamalar

Kod Listeleri: Sistemde UBL-TR fatura oluştururken kullanılabilecek Birim Kodları, Para Birimi Kodları, Fatura Senaryoları vb. kodlar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilen şekilde olmalıdır. Bu listelere https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/UBLTR_1.2.1_Kilavuzlar.zip adresindeki paketten erişilebilmektedir.
Xsd Schema Yapıları: Sistemdeki kodlar ve nesne yapılarına https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/UBL-TR1.2.1_Paketi.zip adresindeki UBL-TR paketinden erişilebilir.

Fatura Seri Numarası (Belge No/ID) Yönetimi

• Invoice elemanı içerisinde fatura numarası ile ilgili kullanılan ID alanı her bir fatura tipi için 3 karakteri seri numarası + 4 karakteri belgenin tarihinin yılı + 9 haneli sıralı sayı olmak üzere toplam 16 haneden oluşmak zorundadır.
• Her seri kendi içerisinde 000000001’den başlayarak sıralı şekilde ilerlemelidir. Bu 9 hane içerisinde ilk haneler yıl ve ay gibi belirli kategorizasyon yapmak için kullanılamaz. (Örneğin o yıl için kesilen ilk faturada GIB2018010100001 olmamalıdır, GIB2018000000001 olmalıdır. )
• İlk 3 karakteri oluşturan seri numarası kısmı türkçe karakter içermemeli ve büyük harfler ya da sayılardan oluşmuş olmalıdır.
• İlk 3 Karakter firmalar tarafından serbestçe belirlebilir. Her firma İstediği kadar seri kullanabilir. (Her seri kendi içerisinde 1’den başlayarak sıralı şekilde ilerlemek kaydıyla)
• Hepsiburada e-fatura sistemi varsayılan olarak e-fatura, e-arşiv ve e-arşiv internet satışları olmak üzere 3 farklı seriyi otomatik olarak yönetebilmektedir.
• ID alanı bu kurallara göre gönderici sistemde oluşturulup 16 hane olarak set edilip gönderilir ise sistem göndericinin verdiği numarayı kullanacak ve üzerinde bir değişiklik yapmayacaktır.
• ID alanı boş olarak sisteme gönderilmiş bir fatura sistem tarafından işlenirken
  o Faturanın alıcısı faturanın belge tarihinde(IssueDate) e-fatura mükellefi ise sistem firmaya ait varsayılan e-fatura serisinden sıraki numarayı atayacaktır.
  o Faturanın alıcısı belge tarihinde e-fatura kapsamında değilse ve bu satış internet üzerinden yapılan bir satışa ait ise bu durumda firmaya ait varsayılan e-arşiv İnternet satışına ait seriden sıradaki numara faturaya sistem tarafından atanacaktır. Sistem bir faturanın internet üzerinden yapılan bir satış olup olmadığına EArchiveInvoiceInfo.InternetSalesInfo.WebAddress alanının dolu olup olmadığına bakarak karar vermektedir.
  o Faturanın alıcısı belge tarihinde e-fatura kapsamında değilse ve bu fatura internet üzerinden yapılan bir satışa ait değilse bu durumda sistem firmaya ait varsayılan e-arşiv serisinen sıradaki numarayı atayacaktır.
  o Firmalar sisteme destek personelimizle iletişime geçerek her bir fatura tipi için (e-fatura,e-arşiv, e-arşiv internet satışı tipine göre) n tane seri tanımlatabilirler. Bu durumda Invoice.ID alanına ilgili faturanın hangi seriden olması isteniyorsa 3 haneli ön eki set ettikleri takdirde sistem o fatura serisinden sıradaki numarayı atayacaktır.
  o Yukarıdaki açıklamalar örneklenirse : Firmanın ABC, A00,A01, CDE adlı 4 tane e-fatura serisi tanılanmış ve ABC serisi de bu firma için varsayılan seri olarak belirlenmiş olsun. Yazılımcı e-fatura kapsamındaki bir firmaya ait faturayı
  -ID alanını boş set ederek gönderirse sistem yılın ilk faturasına “ABC2018000000001” numarasını atayacaktır.
  -ID alanına “A00” değerini set ederek gönderirse yılın ilk fatuası “A002018000000001” olacaktır.
  -ID alanına “A012018000000001” değerini set edip gönderirse sistem bu numarayı aynen kullanacaktır.
  -ID alanına “A012018010100001” değerini set edip gönderirse sistem bu numarayı aynen kullanacaktır. Bu hatalı bir kullanım olsa da göndericinin sorumluluğundadır. Doğru bir kullanım değildir.
  ID alanı Hepsiburada e-fatura sistemi tarafından otomatik olarak takip edilmeyecek ise sistemde ek seri tanımlatılmasına gerek yoktur. Yazılımcı kendi yazılımında istediği kadar seri numarası oluşturabilir ve bunların takibini kendisi yürütebilir. İlk 3 hanesini yazılımcının gönderip devamının Hepsiburada e-fatura sistemi tarafından tamamlanması bekleniyorsa bu durumda mutlaka seri tanımlamalarının destek personelimize yaptırılması gerekmektedir. Aksi halde sistem varsayılan seriden sıradaki numarayı faturaya atayacaktır.